Política de Tratamiento de Datos Personales

Identificación del Responsable

La Fundación San-Arte, entidad sin ánimo de lucro constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 902083738-4, con domicilio en Cúcuta, Colombia,, es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en desarrollo de sus actividades.

Canales de contacto:

Correo electrónico: fundacionsanarte.co@gmail.com
Teléfono: (+57) 318 370 6552
Dirección: Av 9N # 6 - 40Condominio Altos del EstePrados del EsteCúcuta - Colombia
Sitio web: www.fundacionsanarte.org

Objeto

La presente Política establece los lineamientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, conservación y supresión de datos personales por parte de la Fundación San-Arte, de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas aplicables.

Personas a quienes puede aplicar

La Fundación podrá tratar información de:

Beneficiarios de programas y proyectos.
Participantes en talleres, cursos, conferencias y actividades.
Niños, niñas y adolescentes, bajo las condiciones especiales establecidas legalmente.
Padres, madres, acudientes y representantes legales.
Donantes.
Voluntarios.
Profesionales y facilitadores.
Contratistas y proveedores.
Trabajadores y colaboradores.
Aliados institucionales.
Autores, artistas, conferencistas e invitados.
Personas inscritas en formularios físicos o digitales.
Usuarios del sitio web.
Personas que contacten a la Fundación a través de correo electrónico, redes sociales, WhatsApp u otros canales institucionales.

Datos que podremos recopilar

Dependiendo de la relación con el titular, podremos recopilar datos como:

Nombres y apellidos.
Tipo y número de identificación.
Edad y fecha de nacimiento cuando sean necesarias.
Ciudad y lugar de residencia.
Correo electrónico.
Número telefónico.
Información de contacto.
Información de padres, acudientes o representantes legales.
Información relacionada con inscripciones y participación en actividades.
Fotografías, videos, voz y demás registros audiovisuales.
Información relacionada con pagos, aportes o donaciones.
Información necesaria para expedir certificados.
Información suministrada voluntariamente en formularios, encuestas o evaluaciones.

La Fundación procurará recolectar únicamente la información adecuada, pertinente y necesaria para la finalidad correspondiente.

Datos sensibles

En determinadas actividades podrían recopilarse datos considerados sensibles, particularmente información relacionada con salud, discapacidad, necesidades particulares, información biométrica derivada de determinadas imágenes o información necesaria para brindar condiciones seguras de participación.

La entrega de información sensible será facultativa, salvo cuando su tratamiento sea necesario y esté permitido legalmente.

Cuando sea requerida autorización, la Fundación solicitará consentimiento previo, expreso e informado y explicará la finalidad correspondiente.

Ninguna persona estará obligada a responder preguntas relacionadas con datos sensibles cuando la ley reconozca su carácter facultativo.

Finalidades del tratamiento

La Fundación podrá utilizar los datos personales para:

Gestionar inscripciones en programas, proyectos, eventos, cursos, talleres y actividades
Contactar a participantes, beneficiarios, voluntarios, donantes y demás personas vinculadas con las actividades institucionales.
Confirmar asistencia, horarios, cambios, cancelaciones o información relacionada con las actividades.
Expedir certificados, constancias o reconocimientos.
Gestionar proyectos sociales, educativos, artísticos, culturales y de bienestar.
Mantener registros institucionales y administrativos.
Gestionar voluntariado y alianzas.
Administrar donaciones, aportes y contribuciones.
Cumplir obligaciones contables, tributarias, contractuales y legales.
Elaborar informes de gestión, estadísticas y evaluaciones de impacto, preferiblemente mediante información anonimizada cuando sea posible.
Atender solicitudes, peticiones, consultas, quejas y reclamos.
Enviar información institucional sobre actividades, campañas, eventos o programas cuando exista autorización o una base legal que lo permita.
Mantener la seguridad de las actividades y de los participantes.
Gestionar fotografías, videos y otros materiales audiovisuales conforme a la Política de Uso de Imagen de la Fundación.
Cumplir requerimientos de autoridades administrativas o judiciales legalmente facultadas.

Derechos de los titulares

Los titulares podrán:

Conocer los datos que la Fundación mantiene sobre ellos.
Actualizarlos.
Rectificarlos.
Solicitar prueba de la autorización otorgada cuando corresponda.
Conocer el uso que se ha dado a sus datos.
Solicitar su supresión cuando sea procedente.
Revocar una autorización cuando legalmente sea posible.
Acceder gratuitamente a sus datos personales.
Presentar consultas o reclamos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar, cuando corresponda, el trámite ante la Fundación.

Autorización

Cuando la ley lo requiera, la Fundación obtendrá autorización previa, expresa e informada del titular.

La autorización podrá obtenerse mediante documentos físicos, formularios electrónicos, casillas de aceptación, mensajes de datos u otros mecanismos que permitan conservar evidencia de la manifestación del titular.

La autorización para recibir comunicaciones promocionales o institucionales podrá solicitarse separadamente cuando resulte apropiado.

Datos de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes tendrá carácter excepcional y observará especialmente:

Su interés superior.
La prevalencia de sus derechos fundamentales.
Su privacidad y dignidad.
Su derecho a ser escuchados de acuerdo con su edad, madurez y capacidad de comprensión.
La autorización del padre, madre o representante legal cuando sea requerida.

La Fundación evitará recopilar información de menores que no resulte necesaria para la actividad correspondiente.

Seguridad y confidencialidad

La Fundación adoptará medidas razonables de carácter administrativo, técnico y humano destinadas a proteger la información contra pérdida, alteración, acceso, consulta, utilización o divulgación no autorizada.

Las personas que, por razón de sus funciones, accedan a datos personales deberán respetar su confidencialidad.

Terceros y proveedores

La Fundación podrá utilizar proveedores tecnológicos, plataformas de inscripción, herramientas de videoconferencia, alojamiento web, correo electrónico, almacenamiento en la nube, sistemas contables, plataformas de pago u otros servicios necesarios.

Cuando dichos terceros actúen como encargados del tratamiento, la Fundación procurará que el tratamiento se realice únicamente para las finalidades autorizadas y con medidas apropiadas de seguridad y confidencialidad.

Consultas

Los titulares podrán consultar la información que repose en las bases de datos de la Fundación.

Las consultas serán atendidas dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción.

Cuando no sea posible atenderlas dentro de dicho término, se informará el motivo de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.

Reclamos

Las solicitudes de corrección, actualización, supresión, revocatoria o los reclamos relacionados con un posible incumplimiento deberán contener como mínimo:

Identificación del titular.
Descripción de la solicitud.
Datos de contacto.
Documentos que soporten la solicitud, cuando sean necesarios.

El reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción.

Cuando no sea posible atenderlo dentro de ese término, se informarán las razones de la demora y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.

Supresión de información

La eliminación de información procederá cuando sea legalmente posible.

Algunos datos podrán conservarse cuando exista una obligación legal, contractual, tributaria, contable o de defensa jurídica que lo requiera.

Vigencia

Esta política rige desde 18 de septiembre de 2026.

Las bases de datos se conservarán durante el tiempo razonablemente necesario para las finalidades informadas o durante los periodos exigidos por la legislación aplicable.